Die detailierte Suche von Arbeitsplatzdatensätzen ist in der Praxis anhand der großen Datenmengen meist schwer oder überhaupt nicht überschaubar. Mit den in area system integrierten Suchfiltern können sowohl Projektleiter als auch ausführende Personen die Daten schnell und einfach finden. Zum Beispiel können jederzeit die Arbeitsplätze ausfindig gemacht werden, an denen Handlungsbedarf besteht, die einer bestimmten Abteilungen angehören, usw.

Aus diesem Grund verfolgt die Software area system folgendes Konzept:

• Erstmalige Erfassung und Analyse des Arbeitsplatzes.
  
  Nachdem die Daten des Arbeitsplatzes erfasst wurden kann eine Gefährdungsanalyse durchgefüht werden wobei vorgegebene Fragekataloge abgearbeitet werden. Wurden Mängel festegestellt, dann sind diese in einem festgelegten Zeitraum zu beheben. In einer Übersicht wird dargestellt welche Punkte der analysierten Fragekataloge eine Nacharbeit erfordern. Ein neuer Gesamtprüftermin für den geprüften Arbeitsplatz (Wiedervorlagezeitraum) wird festgesetzt.

• Bei einer neuen Überprüfung (z. B. einmal pro Jahr), wird vom aktuellen Arbeitsplatz der Datensatz automatisch kopiert und mit einer Revisionsnummer, Neuerfassungsdatum und Namen des Sachbearbeiters versehen. Der alte Datensatz wird archiviert. Der neue Datensatz enthält alle zutreffenden Analysen vom Vorgängerdatensatz, inkl. Abweichungen aus der letzten Prüfung, welche nicht behoben wurden. Sind dem Arbeitsplatz Gefahrstoffe zugewiesen worden, dann werden diese auch übernommen.